AVG

Zo gaan wij om met uw gegevens

Bij een proefrit geeft een klant zijn rijbewijs uit handen. Dat vertrouwen nemen we serieus. Sleutelbewijs is daarom zo gebouwd dat het zo min mogelijk gegevens ziet, alles goed beveiligt en gegevens op tijd vanzelf wist. Op deze pagina leest u wat we vastleggen, waarom, hoe lang, en wat u kunt doen.

Wie is verantwoordelijk

Het autobedrijf bepaalt waarvoor de gegevens worden gebruikt en is de verwerkingsverantwoordelijke. Sleutelbewijs verwerkt de gegevens in opdracht van het autobedrijf en is verwerker. Daarvoor sluiten we met elk autobedrijf een verwerkersovereenkomst. We gebruiken de gegevens nooit voor onszelf, verkopen ze niet en delen ze niet met adverteerders.

Wat we vastleggen, en waarom

Alleen wat nodig is om een proefrit veilig te laten verlopen en achteraf te kunnen aantonen wat er is afgesproken:

• naam, adres en contactgegevens van de bestuurder;
• de controle van het rijbewijs: geldig, categorie B, oud genoeg;
• de auto, de handelaarsplaat, het vertrek en de retour, met de kilometerstand;
• de ondertekende afspraken;
• welke medewerker wat heeft gedaan.

Die gegevens zijn nodig bij schade, diefstal of een boete die later binnenkomt. Daar gebruiken we ze voor, en voor niets anders.

Komt er een boete binnen, dan zoekt het autobedrijf in Sleutelbewijs op wie er reed en maakt het een brief of verklaring. Het bedrag, het nummer van de boete en een kopie ervan bewaart Sleutelbewijs niet; alleen dat de boete is afgehandeld, en door wie.

Het rijbewijs

• De chip van het rijbewijs wordt aan de balie gelezen. Naam, geboortedatum en documentnummer uit de chip blijven op de balie-pc. Naar onze server gaat alleen de uitkomst, zoals "echt" en "geldig".
• Scant de klant zijn rijbewijs met de telefoon, dan wordt de chipcode van begin tot eind versleuteld. Onze server kan hem niet lezen.
• Op de rijbewijskopie worden de pasfoto, het BSN, de handtekening en de chipcode afgeschermd voordat de kopie de balie verlaat.
• De kopie gaat in het dossier (PDF) van het autobedrijf en wordt daarna direct van onze server gewist, in elk geval binnen 24 uur. De klant krijgt zijn bevestiging zonder kopie.

Hoe lang we gegevens bewaren

Niets blijft "voor de zekerheid" staan. Elke nacht ruimt het systeem automatisch op wat over de termijn is.

• Naam, adres, geboortedatum en rijbewijsnummer van de klant: bij Sleutelbewijs tot de auto terug is. Daarna staan ze alleen nog in het dossier (PDF) van het autobedrijf, dat het bewaart zolang zijn proefritvoorwaarden vastleggen (standaard hooguit vijf jaar), omdat schade, diefstal en boetes soms pas later aan het licht komen. Komt de auto niet terug, dan bewaart Sleutelbewijs ze ook, hooguit vijf jaar.
• Rijbewijskopie op onze server: tot het dossier is gemaakt, uiterlijk 24 uur.
• Ritten met groene platen in de werkplaats en het logboek van de platenkast: 18 maanden.
• Ritadministratie van handelaarsplaten: zeven jaar, de fiscale bewaarplicht.
• Bewijs van toestemming voor mail of telefoon: vijf jaar na het laatste bericht.
• Verkoopcijfers per medewerker: twee jaar.
• Pushmeldingen: alleen het adres van het toestel en de naam of het account, tot de melding wordt uitgezet (uiterlijk een jaar na de laatste melding).

Toestemming

Een proefrit maken betekent niet dat iemand reclame wil. Of het autobedrijf de klant later mag mailen, bellen of aanbiedingen mag sturen, vragen we apart, per onderwerp. Wat de klant kiest, leggen we vast met datum en tijd. Zonder toestemming staat er in de mails na de proefrit geen aanbod.

Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld.
• De gegevens van elk autobedrijf staan apart. Een medewerker ziet alleen die van zijn eigen bedrijf.
• Iedere medewerker heeft een eigen account. Wachtwoorden slaan we niet op, alleen een sterke versleutelde afgeleide. Na herhaald mislukken wordt het inloggen tijdelijk geblokkeerd.
• Elke handeling wordt vastgelegd met naam en tijd, en elk dossier krijgt een vingerafdruk waarmee wijzigen achteraf aantoonbaar is.
• Sleutels en wachtwoorden van het systeem staan versleuteld bij de hostingpartij, nooit in de broncode.
• Merken we een datalek, dan melden we dat binnen 48 uur aan het autobedrijf.

Met wie we samenwerken

Voor een paar taken schakelen we vaste partijen in. Zij krijgen alleen wat ze voor die taak nodig hebben en zijn aan dezelfde regels gebonden.

• Cloudflare: hosting, opslag en beveiliging van de dienst.
• Brevo (Frankrijk): het versturen van e-mail.
• Bird (Nederland): het versturen van sms-herinneringen.

Voor een paar hulpmiddelen gebruiken we AI, maar nooit met gegevens van klanten of proefritten. Alleen met de verzekeringspolis van het autobedrijf en met de openbare website van het autobedrijf, om de huisstijl over te nemen.

Uw rechten

U mag weten welke gegevens er over u zijn vastgelegd, ze laten verbeteren of laten verwijderen, voor zover de wet het bewaren niet verplicht. Omdat het autobedrijf verantwoordelijk is, kunt u het best bij dat bedrijf beginnen. U kunt ook mailen naar info@sleutelbewijs.nl; dan zorgen wij dat uw vraag bij het juiste autobedrijf terechtkomt en helpen we het bedrijf bij het antwoord. Bent u het er niet mee eens, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze website

Op sleutelbewijs.nl zelf gebruiken we geen cookies, geen formulieren en geen analyse- of advertentiediensten. Meer daarover leest u in de privacyverklaring van de website.

Laatst bijgewerkt: 11 oktober 2026.